Los eventos corporativos representan una excelente oportunidad para mejorar la imagen de las empresas. Normalmente, se organizan respondiendo a objetivos como el lanzamiento de nuevos productos o presentar estrategias y logros, aunque también son útiles para fortalecer la cultura corporativa y mejorar las relaciones con colaboradores, clientes y proveedores.
Sin embargo, organizar un evento corporativo representa un desafío importante, pues involucra atravesar diversos procesos que abarcan desde la planificación hasta la ejecución con el objetivo de asegurar que todo salga perfecto. Requiere además la supervisión exhaustiva de temas como seguridad, comunicación, logística y otros detalles importantes.
Cuando no se tiene la experiencia suficiente en estos temas, resulta indispensable buscar el apoyo de profesionales especializados como las agencias de eventos Barcelona. Estas pueden ofrecer un equipo experimentado y dedicado a la organización de eventos, siendo clave para lograr el éxito y asegurar que la actividad cumpla con los objetivos establecidos.
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¿Cómo se organiza un evento corporativo?
Si has tomado la decisión de organizar un evento corporativo para tu negocio, puede que te enfrentes a retos importantes. No es una tarea sencilla, pero gracias a los siguientes consejos puedes tener una idea un poco más clara de cómo afrontar todo el proceso con éxito.
Determina el objetivo del evento
Los eventos empresariales responden a objetivos muy específicos. Por lo general, se utilizan para dar a conocer una marca, comunicar lanzamientos, colaboraciones o subvenciones. Por ejemplo, si planeas lanzar un producto, puedes realizar un evento para conseguir atención de la prensa, lograr que aparezca en medios y así obtener notoriedad.
Realiza una lista de tareas
La planificación y desarrollo de un evento implica una gran cantidad de tareas, así como el contacto con personas y empresas proveedoras, entre muchos otros temas. Por eso conviene que realices una lista de tareas que facilite el control de las mismas. Tener una Check List optimiza el flujo de trabajo y pendientes.
Establece un presupuesto y administra cuidadosamente los gastos
En primer lugar, necesitas establecer un presupuesto que incluya la totalidad de los gastos en los cuales incurrirás para llevar a cabo el evento, asignando un % del monto total a servicios como azafatas BCN, logística, mobiliario, catering, etc. Una vez tengas el presupuesto listo, conviene administrar los gastos con mucha precisión.
Selecciona lugar, fecha y hora
Para asegurar un nivel de asistencia adecuado al evento, necesitas prestar mucha atención a la fecha, hora y localización. La norma es que se organicen de lunes a viernes, dentro del horario laboral, en ese sentido, tendrás que realizar una investigación previa para asegurar que tu evento no coincida con otras celebraciones.
Contrata los servicios
Teniendo fecha, hora y lugar, corresponde iniciar el proceso de contratación de servicios. Entre otras cosas, tu evento necesitará seguridad, alquiler de mobiliario, producción audiovisual, sonido, iluminación, catering, material publicitario y muchos otros detalles.
Desarrolla una estrategia de marketing y comunicación
Finalmente, tendrás que planificar una estrategia comunicacional y de marketing utilizando los canales adecuados para que el evento tenga la repercusión que deseas. Las redes sociales pueden ser un excelente punto de partida para la difusión del evento.
