Actualmente, puedes optimizar los procesos internos con herramientas SaaS a través de la automatización de diversas labores empresariales que permitirán agilizar la gestión de tu Startup digital de una manera significativa.
De este modo, en el estudio Economía digital en España del año 2024, elaborado por Adigital en colaboración con Boston Consulting Group, se expone que: “España ocupa un lugar destacable en el uso de la IA con un porcentaje de 9,2 %, superior a la media de la Unión Europea”.
Así pues, es indispensable que implementes herramientas tecnológicas en la organización mediante las que puedes optimizar diversas labores internas y, de esa manera, incrementes significativamente el crecimiento empresarial y la rentabilidad financiera.
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6 claves de cómo optimizar los procesos en una empresa Startup con una herramienta SaaS
La adopción de herramientas SaaS es una alternativa idónea a partir de la que puedes llevar a cabo la optimización de procesos internos que se ejecutan en tu startup digital. Esto a su vez te permitirá mejorar los flujos de trabajo, así como reducir costes operativos.
Además, al emplear sistemas digitales innovadores, podrás observar que en comparación con la realización de labores de manera manual, los resultados obtenidos en los objetivos empresariales planteados pueden ser incluso superiores a los establecidos en las predicciones empresariales.
Algunas de las claves de cómo optimizar los procesos en una empresa startup con una herramienta SaaS son las siguientes:
- Digitalización del proceso de facturación
La digitalización del proceso de facturación es una de las formas en la que puedes optimizar los procedimientos internos de tu empresa, puesto que, tendrás la posibilidad de mantener un mayor control de sus ingresos y egresos.
Así pues, un ERP para hacer facturas te permitirá llevar a cabo un proceso de facturación debidamente organizado, lo que a su vez incrementará el nivel de transparencia en los datos contables empresariales.
Algunos de los beneficios que te ofrecen estas herramientas de optimización de procesos de ERP de facturación son los siguientes:
- Tendrás una base de datos completa de los clientes y los proveedores de tu empresa y podrás consultarla cuando lo necesites.
- Podrás enviar facturas de manera automática.
- Podrás acceder a información actualizada en torno a la facturación de tu empresa o negocio en tiempo real.
- Usa una plataforma de gestión del consentimiento de datos de los usuarios
El uso de una plataforma de gestión del consentimiento de datos de los usuarios es una de las formas en las que no solamente podrás optimizar los procesos internos con herramientas SaaS, sino que además cumplirás con las normativas establecidas en la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI).
Con respecto a qué es el LSSI, se trata de una ley que regula todas las transacciones comerciales que son hechas en España a través de Internet, incluso la venta mediante tiendas online.
De tal manera, el uso de un software para la gestión del consentimiento de datos de los usuarios en tu empresa te permitirá cumplir con diferentes las normativas de privacidad, tales como el RGPD, la CCPA, la LGPD y la LOPDGDD, entre otras, y, además, te proporcionará los siguientes beneficios:
- Recopila información ofrecida de manera voluntaria por los usuarios para disponer de nuevas oportunidades de marketing.
- Adapta la apariencia del banner de consentimiento de datos de los usuarios en el sitio web corporativo de tu empresa o negocio, con base en la identidad visual de tu marca.
- Mejora la transparencia y la confianza con los usuarios que usen el sitio web de la empresa, lo que a su vez incrementará la reputación digital de la marca.
- Implementación de una plataforma de gestión de la comunicación
Una plataforma de gestión de la comunicación es otra de las alternativas por medio de las que es posible optimizar procesos internos con herramientas SaaS y fomentar el trabajo en equipo, dado que facilitan la comunicación entre los colaboradores de tu empresa, incluso si en esta se llevan a cabo labores de manera remota..
Estas herramientas de optimización de procesos se caracterizan por el hecho de que te permitirán centralizar la comunicación empresarial y agilizarla, disminuyendo el número de envíos de emails para aclarar dudas o inconvenientes, puesto que estas acciones podrán hacerse de una manera más rápida y eficiente con la ayuda de estos softwares.
Entre las principales ventajas de usar plataformas de gestión de la comunicación, podemos indicar las siguientes:
- Facilita la comunicación entre miembros de equipo en tiempo real.
- Tienes la posibilidad de compartir archivos a través de estas herramientas sin la necesidad de enviar correos electrónicos.
- Puedes realizar un seguimiento más detallado sobre las tareas que deben realizar los diversos miembros de los equipos.
- Emplea una plataforma de gestión del cliente
Los Customer Relationship Management (CRM) o plataformas de gestión del cliente, te permitirán gestionar efectivamente las distintas interacciones clientes, que comprenden desde el proceso de captación hasta la retención de estos usuarios.
Esto facilitará que las empresas puedan planificar e implementar estrategias de marketing y ventas personalizadas para maximizar el retorno de inversión (ROI).
Algunos de los principales beneficios que ofrecen los softwares de gestión del cliente en la optimización de procesos internos son los siguientes:
- Permitirán centralizar la información de los clientes.
- Se pueden usar para automatizar tareas repetitivas.
- Facilitan el seguimiento de las ventas realizadas en la empresa o negocio.
- Usa herramientas de inteligencia artificial generativa para planificar y generar contenidos para redes sociales y el sitio web corporativo
El uso de herramientas de inteligencia artificial generativa como ChatGPT, Copilot, entre otras, es una de las formas cómo se pueden optimizar los procesos internos con herramientas SaaS, puesto que son ideales para la planificación de estrategias de marketing de contenidos para redes sociales y el sitio web corporativo de tu empresa.
En este sentido, estas herramientas permiten realizar diversas labores como la planificación de ideas de contenido, al igual que generar posts para redes sociales y el blog del sitio web empresarial, con base en la voz de la marca corporativa y los intereses de su audiencia objetiva.
Algunos de los beneficios que obtendrás al usar inteligencia artificial para la planificación y generación de contenidos son los siguientes:
- Es posible definir un tono de voz específico que se mantenga a lo largo de la realización de publicaciones para redes sociales o el sitio web corporativo, asegurando coherencia en la comunicación y fortaleciendo la identidad de marca.
- Podrás generar ideas de contenidos relevantes que estén centradas en tendencias actuales del sector de la startup digital.
- Los textos se pueden personalizar con base en datos demográficos de la audiencia, así como de comportamientos y métricas de rendimiento.
- Plataformas de gestión de proyectos
Entre las diversas alternativas por medio de las que optimizar los procesos internos con herramientas SaaS, es recomendable utilizar un software para gestionar los proyectos empresariales, por medio de la que se agilicen los flujos de trabajo.
Estas son herramientas digitales con las que puedes hacer un seguimiento más exhaustivo sobre las tareas y responsabilidades de cada uno de los miembros de un proyecto para evaluar si están siguiendo los lineamientos establecidos y, además, las labores planificadas se llevan a cabo dentro de los plazos estipulados.
Algunas de las principales ventajas que te ofrecerá el uso de un software de gestión de proyectos en la optimización de los procesos internos de tu empresa son los siguientes:
- Permiten estructurar tareas, subtareas y asignaciones de un modo claro, contribuyendo a que los colaboradores de un proyecto sepan con exactitud qué es lo que tienen que hacer y cuándo.
- Facilitan la colaboración de los miembros del proyecto en tiempo real.
- Suelen disponer de gráficos de progreso y tableros, tales como diagramas de Gantt o tableros Kanban, lo que permite observar de qué manera avanza el proyecto, facilitando la detección temprana de problemas, así como cuellos de botellas para tomar los correctivos necesarios dados los casos de que se presenten este tipo de situaciones.
Usa herramientas SaaS para conquistar el éxito empresarial
Optimizar los procesos internos con herramientas SaaS te brinda la posibilidad de automatizar diversas labores, reducir costes operativos y mejorar la eficiencia general de la empresa.
Bien sea a través de la digitalización del proceso de facturación, gestión del consentimiento de datos, mejora de la comunicación interna, así como el uso de un CRM o plataforma de gestión de proyectos, estos softwares maximizan el rendimiento empresarial e incrementan las probabilidades de que la organización tenga un crecimiento sostenible.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
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